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浅谈基层单位如何开发档案资源和做好档案管理工作

 论文栏目:档案论文     更新时间:2017-02-08 10:28:37

  一、开发档案信息必须树立服务意识

  为经济发展、社会进步、构建和谐社会服务,是档案工作的根本出发点和落脚点。只有搞好服务,基层档案工作才能创造更大的发展空间。因此,基层档案工作要做到“三个必须”。

  1.必须树立服务意识,明确服务是档案工作的根本宗旨,一切档案的保管与保护都是为了利用服务。

  2.必须加大编研力度,要深入开发基层单位档案信息资源,编写 《大事记》《全宗介绍》《组织机构沿革》《重要文件汇编》《基础数字汇编》 等参考资料和检索工具。

  3.必须紧跟中心全力服务,基层单位的档案部门要及时了解和掌握本单位中心工作、主要业务工作的内容和进度,紧紧围绕中心工作和主要业务工作开展档案收集、管理和服务,做到中心工作和主要业务工作开展到哪里,档案工作就跟进到哪里、服务到哪里,充分发挥档案的作用。

  二、开发档案信息必须发挥主观能动性

  档案信息以“动态”形式来源于社会实践,又以“静态”形式存贮于档案部门,人们获取和保存档案信息的目的,不是以完成由“动态”到“静态”的转变为终点,而是利用档案信息为社会服务才是其根本出发点。发挥主观能动性,按照科学的方法把大量的档案信息由存贮的“静态”形式转化为现实信息,投放到社会中去发挥经济效益和社会效益,就是档案信息的开发过程。档案信息开发工作,必须以社会环境对档案信息的需求为依据。要满足这种要求,档案工作者必须充分发挥主观能动性,改变传统的提供利用方式,实现创造性的开发。目前,档案事业自身的发展及社会环境对档案信息的需求,为档案部门发挥主观能动性、表现创造力提供了条件和机会。只要我们不失时机地开发档案信息,实现人们获取信息的根本目的,就会给社会带来效益,给档案事业注入新的生机和活力。

  三、开发档案信息必须创造开发条件

  开发档案信息必须依赖于一定的物质基础。档案部门如果没有档案作为物质基础,发挥主观能动性、开发档案信息将是一句空话。档案部门必须通过多条渠道,采取多种办法收集、存贮大量而丰富的档案作为物质基础,为开发档案信息、服务社会所存贮的大量档案信息不可能自动发挥作用,要使档案信息得到发掘,变“死”材料为“活”信息,就要求档案部门既要具备传统的检索工具,又要以最快的速度向现代化检索手段迈进,这是大力开发档案信息的客观要求。在开发档案信息过程中,档案工作者必须尊重客观规律,增强科学的开发意识。必须分析室藏内容,研究室藏结构,从中找出其规律性的东西,使档案信息开发工作建立在尊重客观规律的基础之上。

  四、开发档案信息必须探索有效途径

  档案部门如何将大量而丰富的馆藏信息开发出来,为社会主义现代化建设提供有效服务,是档案部门面临的重要任务。我们既要根据档案室所存档案信息的数量、内容等来考虑开放方式,又要根据档案部门的实际能力,采取不同的开发对策。首先,系统开发。一个档案室所存档案,从宏观上看,它具有反映一个单位全面情况的相对整体性;从微观上看,它又具有反映某一方面情况的多类性和层次性。在开发档案信息过程中,我们注意分析、研究,进行系统设计、组织实施,以发挥信息最大效益。其次,定项性开发。就是根据某一项工作的要求,对档案室信息的部分开发。实践证明,某一项工作搞好档案信息的定项性开发,是符合现代化信息管理准确、适用、经济的总体要求的。最后,寻求合作。联合开发前,档案部门的人力、财力等是有限的,要大力开发档案信息必须积极寻求与开发档案信息有关的某些力量,密切合作,共同开发。实践证明,寻求合作,解决了档案部门力量弱的实际问题,增强了开发能力,扩大了信息开发量,能够使档案更好地为社会服务。

  五、人事档案管理创新措施

  1.更新基层事业单位领导的档案管理观念。档案的综合管理属于现代化管理的一个重要组成部分,虽然它只是单位管理的一个辅助部分,但是基层事业单位领导在进行决策时,都以它为依据。因此,这就需要基层事业单位中的各级领导不断更新自己的管理观念,逐步提高对档案管理工作的认识,改变传统的档案管理模式,使档案管理从单纯的收集、整理纸质资料变为利用计算机网络化对档案进行管理中来,使档案在基层事业单位领导科学决策与整体信息化建设中的作用得到充分发挥。只有领导大力支持档案管理的创新,并通过档案管理人员的努力与学习,才能够早日实现基层事业单位档案管理的创新。

  2.完善相关标准、法规与政策。档案管理的依据是统一的标准,在基层事业单位档案管理的过程中,统一的标准能够推动标准化工作的开展。相关的制度、法规与法律为档案工作的开展提供了法律依据,促进档案信息资源的开发与利用。因此,在基层事业单位档案管理信息化的过程中,基层事业单位要制定统一的档案管理标准,如果在档案管理中出现了问题,就可以以此为依据进行处理。

  3.大力推动网络设备建设。网络设备建设是基层事业单位档案管理信息化的基础。现阶段,基层事业单位都普遍建设了微机局域网,但是微机局域网的建设起点相当高,它的建设不仅要能够满足内部信息交流的需要,而且需要配备打印、拷贝、扫描等系列化的配套设备来进行信息的输出利用。因此,基层事业单位在创新档案管理的过程中,要大力推动网络设备的建设,并连接各方面的资源,满足微机局域网建设的需求,推动档案管理信息化建设的发展。

  4.加大对档案管理专业人才的培养。现阶段,随着信息化技术的发展,尤其是网络技术的普遍应用,传统的档案管理模式也得到了改变。传统档案管理模式的改变要求管理人员能够在网上完成统计、借阅、检索、编目、整理、收集等工作。在现代化档案管理的工作过程中,要求档案管理人员不仅具备档案管理的专业知识,而且要拥有良好的计算机网络知识运用以及操作能力。所以,要大力加强对档案管理专业人才的培养,以适应飞速发展的信息化社会发展需求。

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